Existenzgründer und die Buchführung

Bin ich als Existenzgründer von Anfang an buchführungspflichtig? 

Die korrekte Antwort lautet: „Das kommt darauf an“.

Gemäß Abgabenordnung sind grundsätzlich

1. alle Gewerbetreibenden,
2. Personengesellschaften (OHG, KG),
3. Kapitalgesellschaften (GmbH, UG, AG) und
4. Personengesellschaften und Einzelunternehmer, die sich ins Handelsregister eintragen lassen

buchführungs- und bilanzierungspflichtig (AO §§ 140 ff).

Von der Buchführungspflicht befreit sind

1. Freiberufler,
2. Kleingewerbetreibende (Gewerbetreibende mit weniger als 500.000 EUR Umsatz oder weniger als 50.000 EUR Gewerbegewinn pro Jahr) und
3. Land- und Forstwirte, die nicht als Kaufleute gelten.

Die Befreiung von der Buchführungspflicht heißt allerdings nicht, dass ich als Existenzgründer gar nichts aufzeichnen muss.

Alle nicht buchführungspflichtigen Gründer haben Aufzeichnungen zu führen und zum Jahresende ihr Ergebnis über die Einnahmen-Überschussrechnung (EÜR) in der Einkommenssteuer anzugeben.

Zu den notwendigen Aufzeichnungen gehören unter anderem:

• die Aufzeichnung von Wareneingängen (Tag des Eingangs, Datum der Rechnung, Lieferer, Bezeichnung der Ware, Preis und Hinweis auf die Belege)
• die Aufzeichnung von Warenausgängen (Rechnung oder Bar, alle Daten des Wareneingangs)
• Kassenbelege, Bankbelege, Lohnbelege, Rechnungen.

Siehe auch „GründerZeiten Nr. 38 Buchführung, wer schreibt, der bleibt“.

Informationen zu regelmäßigen Anmeldungen und Vorlagen für Rechnungs- und andere Bücher finden Sie in Kürze in einem separaten Text.

Bedenken Sie bitte: Auch wenn anfangs möglicherweise keine Pflicht zur Buchführung besteht, kann es wichtig sein, trotzdem schon von Anfang an vollständige Bücher zu führen, um später für Auswertungen ausreichend historische Werte zur Verfügung zu haben.

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Praxistipp:

Eine der einfachsten Methoden, eine Buchführung zu organisieren, ist die

„Offene-Posten-Buchhaltung“.

Wir benötigen dazu 6 Ordner. Außerdem ist jede erhaltene Rechnung 1x zu kopieren, von jeder geschriebenen Rechnung werden 2 Kopien benötigt.

Werden Rechnungen aus dem 2. Ordner oder dem 4. Ordner nicht sofort vollständig, sondern nur anteilig beglichen, so bleiben die Rechnungen in den beiden Ordnern bestehen. Aus der jeweiligen Rechnung wird die Zahlung notiert und genauso gibt es einen kurzen Hinweis im Bank- oder Kassenbuch.

Sollten wir Kundenrechnungen anmahnen wollen, so ist das sehr einfach: Wir nehmen einfach aus dem 2. Ordner (geschriebene Rechnungen, noch nicht bezahlt) die älteren Rechnungen heraus, drücken auf jede einen Stempel „ZAHLUNGSERINNERUNG“, kopieren diese Rechnungen einmal und verschicken sie dann an die Kunden. Die Kopien kommen im 2. Ordner jetzt als aktuell wieder hinein.

Wurde an eine Rechnung schon einmal erinnert, ohne dass das Geld kam, kann jetzt zusätzlich ein „1. MAHNUNG“, später auch ein „2. MAHNUNG“ angebracht werden. Eine Kopie verbleibt jeweils im Ordner, eine wird versendet. Sollen Verzugszinsen oder Verzugskosten berechnet werden, so empfiehlt sich auch hierfür ein einfacher Stempel, in den wir einfach den Betrag mit dem Hinweis eintragen: „zusätzlich zu zahlen“.

Das ist einfach, spart umständliche Mahnlisten, es kann eigentlich keine Forderung übersehen werden, und das Ganze ist ohne großen Aufwand zu erledigen.

Am einfachsten erkennen wir gute Zahlungsweisen dann anhand möglichst leerer Ordner 2 und 4.

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